• Kirjanpitomateriaali
• Tilinpäätöstiedot
• Matkakulut
• Ajopäiväkirja
• Päivärahavähennys
• Edustuskulut
• Työterveyshuolto

Kirjanpitomateriaali

Kirjanpitomateriaaliin kuuluvat kaikki paperit ja tiedostot, jotka syntyvät, kun asioidaan toisten yritysten, asiakkaiden, pankkien ja viranomaisten kanssa. Näitä ovat mm. käteiskuitit, kassakirja, myyntilaskukopiot, myyntireskontra, ostolaskut ja tiliotteet.

Toimitettavien kuittien on liityttävä elinkeinotoimintaan ja tulonhankkimiseen: yrittäjä vastaa itse materiaalin asianmukaisuudesta. Jos jokin kulu on yleiseen toimintaan nähden epätavallinen, on se hyvä perustella. Kirjanpitoaineisto voi olla joko sähköisessä muodossa tai paperilla.

Tilinpäätöstiedot

Tilinpäätöksen laatimista varten tilitoimistoon pitää toimittaa:

• Varastoinventaaritiedot (hinnat ilman arvonlisäveroa, laatijan allekirjoitus)
• Myyntisaamisten erittely (kaikki ne laskut, joissa on laskutettu ennen tilikauden vaihdetta myytyjä palveluita tai tuotteita)
• Yrityksen pankkitileistä saldovahvistus tai tiliote
• Ostovelat (kaikki ne laskut, joissa on ostettu ennen tilikauden vaihdetta hankittuja palveluita tai tuotteita riippumatta siitä, onko lasku päivätty tai maksettu päättyneen tilikauden puolella)
• Lainojen saldovahvistus (pyydettävä rahoittajalta, saldovahvistuksessa tulee näkyä tilikauden päättymishetken saldo, siirtyvä korkovelka ja seuraavan vuoden maksusuunnitelman mukaiset lyhennykset)

Matkakulut

Toiminimiyrittäjän autokulujen vähennys:

• Jos autolla ajetaan yli 50 % liiketoimintaan liittyviä ajoja, auto kuuluu elinkeinotoiminnan tulolähteeseen. Autoon liittyvät kulut kirjataan kirjanpitoon ja liiketoimintaan liittyvien ajojen osalta vähennetään auton todelliset kulut. Kun yksityinen liikkeen- tai ammatinharjoittaja käyttää elinkeinotulolähteeseen kuuluvaa autoa yksityisajoihin, ei yksityisajojen osuus auton kuluista ole elinkeinotulosta vähennyskelpoista menoa.
• Jos autolla ajetaan alle 50 % liiketoimintaan liittyviä ajoja, saa verotuksessa vähentää joko auton todelliset kulut (liiketoimintaan liittyvien ajojen osalta) tai verottajan vahvistaman kilometrikorvauksen mukaan lasketun laskennallisen vähennyksen

Autokulujen vähennys muissa yhtiömuodoissa:

• Jos auto on yhtiön/yhtymän omistuksessa ja autolla ei ajeta lainkaan yksityisajoja, kirjanpitoon kirjataan vähennykseksi auton todelliset kulut
• Jos auto on yhtiön/yhtymän omistuksessa ja autolla ajetaan yksityisajoja, kirjanpitoon kirjataan auton todelliset kulut ja lisäksi autosta täytyy käyttäjälleen kirjata autoetu palkanlaskennassa
• Jos auto on yrittäjän henkilökohtaisessa omistuksessa, mutta sillä ajetaan myös liiketoimintaan liittyviä ajoja, yrittäjän on tehtävä liiketoimintaan liittyvistä ajoista matkalasku, jonka yhtiö/yhtymä maksaa yrittäjälle. Yhtiön/yhtymän on lisäksi tehtävä maksetuista matkakustannusten korvauksista vuosi-ilmoitus verottajalle

Ajopäiväkirja

Jotta auton käyttöä elinkeinotoiminnassa tai yksityisajoissa voidaan seurata, ajoista on pidettävä ajopäiväkirjaa, josta pitää käydä ilmi:

• Ajon alkamis- ja päättymisajankohta
• Ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
• Matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
• Matkan pituus
• Ajon tarkoitus
• Auton käyttäjä

Päivärahavähennys

Jotta verotuksessa voi vähentää lisääntyneitä elantokustannuksia (=päivärahan), täytyy seuraavien ehtojen täyttyä:

• Työmatkan on oltava tulonhankkimiseen tai säilyttämiseen liittyvä matka
• Työmatkan on oltava tilapäinen
• Työmatka kohdistuu tavanomaisen toiminta-alueen ulkopuolelle
• Tilapäisen työmatkan on ulotuttava 15 kilometrin päähän vakituisesta työnsuorittamispaikasta ja asunnosta (jos ne ovat eri paikat)
• Kokopäivärahan maksaminen edellyttää yli 10 tuntia kestävää työmatkaa ja osapäivärahan yli 6 tuntia kestävää työmatkaa
• Omalla autolla tehdyn matkan etäisyys, kesto ja kohde käyvät yleensä ilmi ajopäiväkirjasta. Jos tilapäinen työmatka on tehty muulla kuin omalla autolla, liitetään matkasta selvitys kirjanpitoon tai muistiinpanoihin.

Edustuskulut

Edustuskuluja ei ole määritelty laissa ja niiden rajaaminen markkinointi-, mainos- ja PR-menoista sekä neuvottelujen yhteydessä syntyneistä liikekustannuksista on usein ongelmallista.

• Edustuskuluilla tarkoitetaan yleisesti asiakkaisiin, liiketuttaviin ja muihin verovelvollisen liiketoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuneesta vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita kustannuksia. Jokaiseen näistä tositteista pitää kirjoittaa aina tilaisuuden tarkoitus ja kaikkien tilaisuuteen osallistuneiden nimet.
• Edustuskulut eivät ole arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia ja tuloverotuksessa niistä saa vähentää puolet.
• Edustamisen tavoitteena on uusien liikesuhteiden luominen, entisten liikesuhteiden säilyttäminen ja parantaminen tai liiketoiminnan edistäminen muutoin. Edustaminen kohdistuu aina yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin. Edustusta ovat muun muassa kestitys, erilaiset tilaisuudet, matkat ja lahjat. Kutsuvierastilaisuudet ovat pääsääntöisesti vähennyskelvotonta edustamista.
• Kaikille avoimien asiakastilaisuuksien tarjoilu- ynnä muut kustannukset taas ovat vähennyskelpoisia markkinointikuluina.
• Mainoslahjan ja edustuslahjan eroa ei ole tarkkaan määritelty. Lähtökohtana on, että rajatulle kohderyhmälle hankitut tai saajille yksilöllisesti valitut lahjat ovat vähennyskelvottomia edustuslahjoina, kun taas tavanomaiset mainoslahjat (markkinointilahjat) ovat vähennyskelpoisia.
• Koko henkilökunnan neuvottelu- tai koulutustilaisuuden kustannukset ovat usein vähennyskelpoisia kuluja, eikä niitä voida katsoa edustuskuluiksi, koska edustuskulut kohdistuvat aina yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin. Myös tilintarkastajien ja muiden asiantuntijoiden kanssa käytyjen neuvottelujen yhteydessä syntyneet menot ovat luonteeltaan lähinnä neuvottelukuluiksi katsottavia kokonaan vähennyskelpoisia menoja.

Työerveyshuolto

Kun yrittäjällä on palkattua työvoimaa, laki velvoittaa häntä työnantajana järjestämään palvelut työntekijöilleen. Yrittäjälle itselleen työerveyshuoltopalvelut ovat aina vapaaehtoisia. Toiminnan pitää perustua yrittäjän ja palvelujen tuottajan väliseen kirjalliseen sopimukseen ja sisällöstä laadittuun suunnitelmaan.

• Verohallinnon ohjeen mukaan yrittäjän itselleen järjestämästä työerveyshuollosta aiheutuneet kustannukset voidaan vähentää elinkeinotoiminnan kuluina. Maatalousyrittäjä voi vähentää kustannukset maataloustoiminnan menoina. Verotuksessa voidaan vähentää se osuus työerveyshuollon kustannuksista, jota Kansaneläkelaitos ei ole korvannut.
• Yrittäjän oman työerveyshuollon kustannusten vähennyskelpoisuuden edellytyksenä on, että yrittäjä tosiasiassa työskentelee yrityksessä ja että vastaavat palvelut ovat tarjolla myös muille yrityksen työntekijöille. Yrittäjän oman työerveyshuollon kustannusten vähentäminen ei edellytä, että yrityksessä työskentelee omistajan lisäksi muita työntekijöitä. Näin ollen yksityisyrittäjä, esim. liikkeen- tai ammatinharjoittaja, voi vähentää verotuksessa omasta työerveyshuollosta aiheutuneita kustannuksia samoin edellytyksin kuin yrittäjä, jonka palveluksessa työskentelee myös ulkopuolisia työntekijöitä.
• Osakeyhtiön ja henkilöyhtiön verotuksessa yrittäjän työerveyshuollon kustannukset ovat vähennyskelpoisia. Niiden maksaminen ei ole edun saaneelle osakkaalle verotettavaa tuloa, jos etuudet ovat tavanomaisia ja kohtuullisia sekä kaikkien yhtiössä työskentelevien käytettävissä.